個人情報保護方針|出産内祝い・ギフトのHappy Baby

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I.個人情報保護方針

制定 2004年9月2日
改定 2007年11月11日
改定 2011年5月10日
改定 2018年6月1日
株式会社ハーモニック
代表取締役社長 柄沢 利文

1.基本方針

株式会社ハーモニック(以下「当社」という)は、人と人との「つながり」を大切にしています。当社は贈答(おくること、おかえしすること)という日本の美しい伝統的習慣を大切にしています。大切な方への贈り物には、その方の心が宿っていると考えます。
当社では業務の性質上、多くのお客様の個人情報をお預かりしていますので、従業員一人ひとりが大切な個人情報を心を込めて適切に取り扱うことを強く意識しています。そして、カタログギフトを通じて、贈り主様と贈り先様の心をつなぎ、喜びと感動の輪を創造したいと考えています。
このため当社では、従業員一人ひとりがお客様の個人情報の保護が社会的責務であることを深く自覚し、責任ある行動によってお客様の個人情報を適切に取り扱います。
そして、永続的にお客様からの信頼にお応えするために「個人情報保護マネジメントシステム」を確立しています。その基本方針は以下の通りです。

(1)当社は、カタログギフトの販売、商品の発送、会員登録された方への新商品やサービスのご案内、及びこれらに関連する業務(以下「業務」と記述する)に限って個人情報を取り扱います。

(2)当社は、個人情報の取得にあたり、本人から書面で直接取得する場合は利用目的を明示し、利用目的の範囲内に限定して取り扱うと同時に、目的外利用を行わないための措置を講じます。個人情報を前述以外の方法によって取得する場合も、業務の範囲内に限定して個人情報を取り扱います。

(3)業務を当社から外部に委託する場合(商品を製造元から本人に直接お届けする場合)や、本人から商品に関する確認などのため、本人と製造元が連絡を取る必要がある場合は、製造元にお預かりした個人情報を預託し、その業務に限って個人情報を使用する場合があります。
当社は外部委託先の個人情報の管理水準を確認するとともに、適切に取り扱われていることを監督し、個人情報の取り扱いに関する契約を締結します。

(4)法令に基づく命令などを除き、本人の同意無しに個人情報の目的外利用及び第三者への提供は行ないません。

(5)当社は、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

(6)当社は、個人情報を安全かつ適正に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失またはき損の防止及び是正に努めます。

(7)当社は、本人から個人情報の取り扱いに関する苦情、相談及び問合せを受けた場合は、その内容を確認の上、誠意をもって迅速に対応します。

(8)当社は、個人情報保護に関し「個人情報保護マネジメントシステム」を定め、役員及び全従業員に徹底するほか、個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範、並びに監査結果等を基に継続的に見直しを行い改善に努めます

(9)当社は、採用応募者及び従業員の個人情報についても、上記と同様に取り扱います。

2.個人情報保護マネジメントシステムの目的

(1)適切な個人情報の取得及び利用の基準と、これを運用する規定とします。

(2)個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失またはき損等が起こらないようにするための具体的ルールを定めます。

3.組織活動

基本方針を具体化するため、以下の活動を行ないます。

(1)組織内部に属する者の中から個人情報保護管理者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムの計画及び運用に関する責任及び権限を与え、業務を行わせます。

(2)組織内部に属する者の中から監査責任者を選任し、個人情報保護マネジメントシステムが適正に運用されていることを、公平かつ客観的な立場で監査の実施及び報告を行う責任及び権限を与え、業務を行わせます。

(3)教育担当者を選任し、個人情報保護のための教育計画のもとで、全従業員を対象に個人情報保護の重要性に関する教育を少なくとも年一回適宜に行ないます。

(4)個人情報保護相談窓口責任者を選任し、本人から個人情報の取り扱いに関する苦情、相談及び問合せを受けた場合は、その内容を確認の上、誠意をもって迅速に対応します。

(5)個人情報保護方針は、当社のホームページ等に掲載し、一般の方や利害関係者がいつでも入手可能な状態にします。

4.株式会社ハーモニック個人情報保護相談窓口

個人情報に関する苦情及び相談、並びに個人情報保護方針の内容等に関する問合せは以下の通りです。

連絡先住所:〒955-8567新潟県三条市北入蔵3-10-20

電話番号:0120-977-777(フリーコール)

電子メール:privacy@harmonick.co.jp

受付時間:9:00~17:00(日曜、祝日、夏季休暇中、並びに年末年始休暇中を除く)

II.個人情報の利用目的

当社では、カタログギフトの販売、商品の発送、会員登録された方への新商品やサービスのご案内、これらに関連する業務、並びに従業員の採用活動に限って個人情報を取り扱います。

1.当社が個人情報を提供してくださるご本人様から、直接書面により取得する個人情報、およびその利用目的は次の通りです。

(1)当社がお客様から直接取得する個人情報
カタログをお持ちのお客様からの商品のお申し込み対応業務や、当社のウェブサイトからカタログをお申し込みのお客様への対応業務等で利用いたします。

①カタログギフト並びに商品のお届けに関する業務
②カタログギフト並びに商品発送に関するお問合わせへの対応
③会員登録されたお客様への新商品やサービスのご案内
④会員登録されたお客様への商品に関するアンケート

(2)従業員の採用活動のために取得する個人情報
採用応募者情報は、採用の判断を行うために利用いたします。

(3)従業員の個人情報
従業員として勤務を開始する際には、当社で勤務するために必要となる個人情報を提出していただきます。詳細は、入社時に説明する「個人情報の取り扱いに関する告知・同意」によることとし、本人の同意のもとで提出していただきます。

2.当社が直接書面以外の方法によって取得する個人情報、およびその利用目的は次の通りです。

(1)受託業務で当社がお得意先様から取得する個人情報
お得意先様からお預かりした個人情報は、お得意先様からの受託業務の範囲内でのみ利用いたします。

①お得意先様からご依頼があったお届け先へのカタログギフトや商品の発送業務
②お得意先様からの依頼に基づき、贈り主様への発送完了に関する報告資料の発送業務

(2)従業員の採用活動のために提供を受ける個人情報
採用応募者情報は、採用の判断を行うために利用いたします。
社外の就職支援サイト等を通して採用応募を行う場合は、就職支援サイト等の運営会社から、採用応募者情報の提供を受けます。

III.開示等の請求手続き

当社は、保有するお客様ご自身の個人情報について、(1)開示の請求、(2)利用目的の通知の請求、(3)訂正の請求、(4)追加の請求、(5)消去の請求、(6)利用の停止または第三者提供の停止の請求に対応させて頂いております。ただし、前項『II.個人情報の利用目的』の2-(1)に該当する個人情報につきましては、受託したお得意先様からの依頼がなければ対応致しかねます。手続きの詳細に関しましては、開示等の請求手続きをご覧ください。

IV.認定個人情報保護団体

当社は、下記認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談については同団体へお申し出いただくことも可能です。

認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先
個人情報保護苦情相談室

住所
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

電話番号
03-5860-7565
0120-700-779

V.その他事項

(1)当社は2005年10月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、個人情報について適切な取り扱いが行われている企業に与えられる『プライバシーマーク』を取得しています。

(2)当社のウェブサイトでは、お客様に一層便利にご利用いただくため、一部のページで「Cookie」という技術を使用しています。 Cookieにより、ウェブサイトはお客様のコンピュータを識別できるようになりますが、お客様のお名前、ご住所、電話番号、メールアドレスといった個人を特定可能な情報を取得することは一切ありません。お客様は、ご利用いただくブラウザの設定によりCookieの受け取りを拒否したり、Cookieを受け取ったときに警告を表示させたりすることができます。
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(3)当社のウェブサイトでは、暗号化技術であるSSL(Secure Socket Layer)を使用し、お客様から頂く個人情報を安全に暗号化しております。インターネット上でお客様の個人情報が盗み見られる心配はありません。

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